Mở kiện hàng ra, đếm đi đếm lại vẫn thấy thiếu 2 món so với đơn đã đặt. Cảm giác lúc đó chắc ai cũng từng trải qua, vừa bực vừa không biết nên gọi ai trước. Hàng về thiếu hoặc sai số lượng thật ra không phải chuyện hiếm, nhất là với những đơn hàng nhiều món, đóng gói gấp. Vấn đề là xử lý sao cho nhanh, đúng cách, để không mất công đi lại nhiều lần mà vẫn chưa được giải quyết.
Trước tiên, đừng vội mở hết hàng ra bừa bãi
Nghe có vẻ ngược đời, nhưng đây lại là bước quan trọng nhất. Khi nhận hàng, cứ kiểm tra ngay tại chỗ trước mặt người giao, đừng ký nhận rồi mới mở ra kiểm tra sau.
Nếu phát hiện thiếu hoặc sai ngay lúc đó, việc xử lý sẽ nhanh hơn rất nhiều so với báo lại sau vài ngày. Lúc này bằng chứng còn rõ ràng, người giao cũng dễ xác nhận tình trạng hàng hóa hơn.
Những dấu hiệu cho thấy hàng bị thiếu hoặc sai
Thiếu số lượng
Đơn đặt 10 món nhưng nhận chỉ có 8, hoặc một thùng trong lô hàng không thấy đâu. Trường hợp này thường dễ nhận ra nhất, chỉ cần đối chiếu với danh sách đã đặt.
Sai loại hàng
Đặt áo màu xanh, nhận về lại là màu đen. Hoặc đặt 5 hộp mỹ phẩm loại A, trong đó lẫn 2 hộp loại B. Kiểu sai này đôi khi khó phát hiện ngay, phải mở từng món ra kiểm tra kỹ mới thấy.
Bao bì còn nguyên nhưng thiếu bên trong
Đây là trường hợp khó chịu nhất. Thùng hàng vẫn kín, băng keo còn nguyên, nhưng mở ra lại thiếu đồ. Có thể do lỗi đóng gói từ đầu, cũng có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Các bước xử lý khi phát hiện hàng thiếu hoặc sai
Bước 1, chụp ảnh và quay video lại toàn bộ kiện hàng ngay khi mở, càng chi tiết càng tốt. Đây sẽ là bằng chứng quan trọng nhất khi cần khiếu nại.
Bước 2, đối chiếu lại với đơn hàng gốc hoặc danh sách đã gửi trước đó. Ghi rõ thiếu bao nhiêu, sai món nào, để khi báo lại bên vận chuyển không mất thời gian hỏi qua hỏi lại.
Bước 3, liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển, cung cấp mã vận đơn cùng hình ảnh, video đã chụp. Càng báo sớm, khả năng xử lý càng nhanh, vì thông tin lúc này vẫn còn mới, dễ tra cứu.
Bước 4, chờ phản hồi và đối chiếu từ phía đơn vị vận chuyển. Tùy nguyên nhân, có thể sẽ được gửi bù hàng thiếu, hoàn tiền phần chênh lệch, hoặc bồi thường theo chính sách đã thỏa thuận từ đầu.
Vì sao lại xảy ra tình trạng thiếu hoặc sai hàng
Có vài nguyên nhân phổ biến, không phải lúc nào cũng do lỗi cố ý. Đóng gói vội, nhầm lẫn giữa các đơn hàng có mã tương tự nhau, hoặc thất lạc một phần trong lúc trung chuyển qua nhiều điểm.
Cũng có trường hợp lỗi từ phía người gửi ban đầu, khai thiếu hoặc ghi nhầm số lượng ngay từ lúc lên đơn. Vì vậy, việc đối chiếu kỹ thông tin trước khi gửi cũng quan trọng không kém việc kiểm tra khi nhận.
Làm sao để hạn chế tình trạng này ngay từ đầu
Với người gửi, nên kiểm tra kỹ số lượng trước khi đóng gói, tốt nhất có danh sách ghi rõ từng món để đối chiếu lần cuối trước khi niêm phong thùng hàng.
Với người nhận, luôn kiểm tra hàng ngay khi giao, đừng ngại mất thời gian vài phút. So với việc phải khiếu nại, chờ xử lý mất vài ngày sau đó, vài phút kiểm tra ban đầu vẫn đáng hơn nhiều.
Làm việc với đơn vị vận chuyển hàng Thái Lan về Việt Nam có quy trình kiểm đếm rõ ràng ngay từ khâu nhận hàng, đóng gói cũng giúp giảm đáng kể rủi ro thiếu hoặc sai sót trong suốt hành trình.
STB89 Cago Express xử lý các trường hợp này ra sao
Với những đơn hàng gặp tình trạng thiếu hoặc sai số lượng, STB89 Cago Express thường yêu cầu khách gửi hình ảnh, video ngay khi phát hiện, sau đó đối chiếu lại với dữ liệu đóng gói và vận chuyển ban đầu. Cách làm này giúp xác định nhanh nguyên nhân, tránh mất thời gian tranh cãi qua lại giữa các bên.
Nếu bạn đang cần tìm hiểu thêm về chi phí hoặc cách tính cước cho từng loại hàng, có thể tham khảo thêm chuyên mục vận chuyển trên website để nắm rõ hơn trước khi lên đơn.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện hàng thiếu sau vài ngày mới báo có được xử lý không? Vẫn có thể, nhưng khả năng xử lý nhanh sẽ giảm hơn so với báo ngay lúc nhận. Một số trường hợp cần thêm thời gian xác minh vì thông tin không còn mới.
Không quay video lúc mở hàng thì có khiếu nại được không? Vẫn được, nhưng quá trình xác minh sẽ mất thời gian hơn. Video, hình ảnh là bằng chứng thuyết phục nhất, nên có thì vẫn tốt hơn nhiều.
Ai chịu trách nhiệm nếu hàng thiếu do lỗi đóng gói từ người gửi? Trường hợp này thường thuộc trách nhiệm người gửi, vì lỗi phát sinh trước khi hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Tùy chính sách từng bên mà cách xử lý có thể khác nhau.
Kết luận
Hàng về thiếu hoặc sai số lượng là tình huống không ai muốn, nhưng nếu biết cách xử lý đúng ngay từ đầu, mọi chuyện vẫn giải quyết được nhanh gọn. Kiểm tra kỹ khi nhận, lưu lại bằng chứng, báo sớm cho đơn vị vận chuyển, chỉ cần vậy là đủ để tránh mất thêm thời gian và công sức về sau.
Xem thêm: Phí vận chuyển hàng Thái Lan về Việt Nam được tính như thế nào
